Оптимизация бизнес-процессов
ОПТИМИЗАЦИЯ
БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Оптимизация бизнес-процессов — это не разовая чистка регламентов, а работа над тем, чтобы компания получала тот же результат меньшими усилиями: быстрее, дешевле и с меньшим числом ошибок. Я подхожу к ней как бизнес-трекер — начинаю не с красивых схем, а с того, где именно в вашей работе теряются время и деньги, и меняю сначала это.
КОГДА НУЖНА
ОПТИМИЗАЦИЯ
Оптимизировать процессы по расписанию, «потому что пора навести порядок», — пустая трата сил. Она окупается в конкретные моменты: когда компания выросла, а работа идёт по привычкам, которые сложились на десяти сотрудниках и уже не тянут на пятидесяти; когда один и тот же результат раз за разом обходится слишком дорого; когда заявки, деньги или задачи теряются на стыках между отделами.
Важно не путать оптимизацию с построением процессов. Оптимизировать можно только то, что уже существует и работает. Если процесса нет вообще, а есть привычки двух-трёх ключевых людей, — сначала его нужно выстроить, и только потом улучшать; с чего начать построение с нуля, разобрал в отдельном разборе про построение бизнес-процессов.
И третье, что стоит различать: сама оптимизация — разовый проект с началом и концом. То, что происходит после неё, — уже управление бизнес-процессами: регулярная сверка метрик и донастройка по ходу, а не единовременная правка. Обычно эта часть остаётся внутри компании — я захожу в неё только как часть регулярного трекинга, а не отдельной услугой.
КАК ПРОХОДИТ
ОПТИМИЗАЦИЯ
01
Карта того, как есть сейчас
Сначала описываем текущий процесс так, как он идёт на самом деле, а не как записано в регламенте: кто, что и в каком порядке делает, где ждёт, где переделывает. Простая схема на одном листе уже показывает половину проблем.
02
Где теряются время и деньги
На карте видно узкие места: ручной труд там, где хватило бы шаблона; согласования, через которые проходит каждая мелочь; двойной ввод одних и тех же данных. Берём не всё сразу, а те два-три участка, что при исправлении дают максимальный сдвиг.
03
Новый порядок работы
Перекраиваем процесс: убираем лишние шаги, у каждого этапа назначаем одного ответственного, а рутину, которую вручную делает человек, передаём инструменту или простому правилу. Итог фиксируем короткой схемой, понятной без автора.
04
Внедрение и проверка на цифрах
Изменение живёт, только если по нему реально работают. Запускаем новый порядок на одном участке, смотрим по метрикам, что стало быстрее и дешевле, и правим, прежде чем раскатывать на всю компанию.
ИНСТРУМЕНТ — ПОД ЗАДАЧУ,
А НЕ НАОБОРОТ
Модные нотации и диаграммы — BPMN, регламент на сто страниц, дорогая система моделирования — часто становятся самоцелью: их рисуют, а работа идёт по-прежнему. Метод и инструмент подбираем под задачу: где-то достаточно схемы из десяти прямоугольников, где-то — чек-листа, а где-то нужна автоматизация, чтобы шаг вообще перестал зависеть от человека.
Автоматизация — частый, но не единственный итог оптимизации: сначала убираем из процесса лишнее, и только то, что осталось и повторяется, переводим в систему. Как подойти к автоматизации бизнеса и внедрению CRM без типичных ошибок — разбираю на отдельной странице.
ДЛЯ КОГО
Работаю с собственниками бизнеса от трёх лет — там, где процессы уже сложились и их есть что улучшать, а не выстраивать с нуля. Больше 15 лет я сам веду ИТ-компанию и как бизнес-трекер помогал наводить порядок и в небольших командах, и в компаниях под 200 человек — поэтому предлагаю не теорию из учебника, а решения, которые проверял на своих процессах.
ОПТИМИЗАЦИЯ — ЧАСТЬ
ОБЩЕЙ КАРТИНЫ
Оптимизация процессов редко бывает изолированной задачей: чаще она всплывает, когда компания упёрлась в потолок, а где именно — непонятно. Поэтому я начинаю с диагностики бизнеса, чтобы менять то, что действительно тормозит рост, а не первое попавшееся. Пошаговые методы и примеры оптимизации собрал в отдельном руководстве по оптимизации бизнес-процессов.
НАВЕДЁМ ПОРЯДОК
В ПРОЦЕССАХ
Разберём на встрече, что в ваших процессах съедает время и деньги и с чего начать. Форматы и цены — на странице услуг.
Написать в Telegram →